Stellen Sie sich vor, Sie bekommen eine neue Mieteranfrage. Kein Anruf, keine E-Mail-Flut, kein Papierkram. Stattdessen: Ein Klick, und der Mietvertrag ist unterschrieben, die Kaution eingezahlt, die Wohnung übergabebereit - alles digital, alles automatisch. Das ist kein Traum mehr. Seit 2023 nutzen über 380.000 Vermieter in Deutschland digitale Plattformen, um ihre Immobilienverwaltung zu vereinfachen. Und die meisten von ihnen sparen bis zu 30 % an Kosten - und bis zu 10 Stunden pro Monat an Zeit.
Was genau sind digitale Vermietungsplattformen?
Digitale Vermietungsplattformen sind Web- und App-basierte Tools, die den gesamten Lebenszyklus einer vermieteten Immobilie abdecken: von der Inserat-Erstellung über die Mietersuche, den Mietvertragsabschluss bis hin zur Mietzahlung, Nebenkostenabrechnung und Wohnungsübergabe. Sie ersetzen nicht nur das alte System aus Papierakten, Faxgeräten und manuellen Excel-Tabellen. Sie automatisieren es. Und das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Die Plattformen laufen auf Cloud-Servern, sind von überall erreichbar und bieten oft mobile Apps für iOS und Android. Sie verbinden Vermieter mit Mietern, Banken, Behörden und Dienstleistern - und das alles in einer einzigen Oberfläche. Kein mehrfaches Hochladen von Dokumenten, kein Suchen nach alten Mietverträgen, keine verpassten Zahlungserinnerungen.
Wie sparen Sie Geld mit einer digitalen Plattform?
Die Kosteneinsparungen kommen nicht von einem einzigen Feature - sie summieren sich. Hier sind die fünf größten Hebel:
- Weniger Leerstandszeit: Durch automatisch generierte, optimierte Inserate und direkte Verknüpfung mit Immobilienscout24 (wie bei VermietenPlus) sinkt die durchschnittliche Leerstandszeit um 23 Tage pro Wohnung. Das bedeutet: mehr Mieteinnahmen, weniger Verluste.
- Automatisierte Buchhaltung: Plattformen wie immocloud verbinden sich mit Ihrem Bankkonto und buchen Mietzahlungen automatisch zu. Sie erkennen, ob es sich um Miete, Kaution oder Nebenkosten handelt - ohne dass Sie etwas eingeben müssen. Laut Nutzerberichten sparen 87 % der Nutzer durch diese Funktion durchschnittlich 6,2 Stunden pro Monat.
- Digitale Wohnungsübergabe: Statt Papierprotokolle zu drucken, zu unterschreiben und per Post zu versenden, nutzen Sie digitale Abnahmen. EverReal und Wohnify senden das Protokoll sofort per E-Mail an Mieter und Vermieter. Kein Nachlauf, keine verlorenen Dokumente, keine Kosten für Druck und Versand.
- Reduzierte Kommunikation: Ein Mieter hat eine Frage? Er schreibt es in das Mieterportal - nicht per E-Mail an Sie, nicht per WhatsApp, nicht per Telefon. Die Plattform speichert die Nachricht, teilt sie mit Ihrem Hausmeister oder Handwerker und archiviert sie. Laut EverReal sinkt die Anzahl der E-Mails und Anrufe um bis zu 70 %.
- Automatische Nebenkostenabrechnung: Mit integrierten Smart-Meter-Daten (wie bei Allthings) oder direktem Anschluss an Energieversorger berechnet die Software den Verbrauch automatisch. Sie müssen nicht mehr selbst Zählerstände ablesen, berechnen oder manuell in Excel eintragen.
Das Ergebnis? Ein Vermieter mit fünf Wohnungen, der früher 15 Stunden pro Monat für die Verwaltung brauchte, kommt jetzt auf 3-4 Stunden. Und das bei höherer Transparenz, weniger Fehlern und besserem Service für die Mieter.
Welche Plattformen gibt es - und welche passt zu Ihnen?
Nicht jede Plattform ist gleich. Je nachdem, ob Sie eine einzelne Wohnung vermieten oder ein ganzes Gebäude verwalten, brauchen Sie andere Funktionen. Hier ein Überblick über die führenden Anbieter in Deutschland:
| Plattform | Stärken | Schwächen | Beste für |
|---|---|---|---|
| immocloud | Automatische Bankverknüpfung, intuitive Bedienung, 150+ Video-Tutorials, 4,2/5 Sterne (Trustpilot) | Begrenzte Funktionen für gewerbliche Immobilien | Privatvermieter mit 1-10 Wohnungen |
| EverReal | KI-gestützte Mieterbewertung (92 % Genauigkeit), nahtlose ERP-Integration, vollständige Prozessautomatisierung | Steile Lernkurve, komplexe Oberfläche | Professionelle Verwalter mit ERP-Systemen |
| VermietenPlus | Kostenlose Inserate auf Immobilienscout24, 42 % höhere Sichtbarkeit | Keine vollständige Verwaltungssoftware, nur Inserat-Tool | Wer nur schnell vermieten will |
| Allthings | Integration mit Smart-Home-Geräten (Heizung, Licht), Energiekostenreduktion bis 15 % | Weniger Fokus auf Buchhaltung | Modernisierte Wohnungen mit Smart-Home-Ausstattung |
| REMAON | Ganzheitlicher Service mit Dienstleister-Steuerung, stark in gewerblicher Immobilienverwaltung | Höhere Kosten, eher für große Portfolios | WEG-Verwalter, gewerbliche Objekte |
Wenn Sie nur eine Wohnung vermieten und keine komplizierten Buchhaltungsprobleme haben, reicht oft eine einfache Lösung wie VermietenPlus. Wenn Sie mehrere Objekte haben und schon ein ERP-System nutzen, ist EverReal die stärkere Wahl. Für die meisten privaten Vermieter mit 3-8 Wohnungen ist immocloud die beste Balance aus Preis, Funktion und Bedienbarkeit.
Was kostet das?
Die Preise variieren stark - aber fast alle Plattformen haben ein klares Modell: monatliche Flatrate, keine versteckten Kosten.
- immocloud: Ab 29 €/Monat für bis zu 5 Wohnungen, 45-tägige kostenlose Testphase
- EverReal: Ab 49 €/Monat, inklusive persönlicher Einweisung
- VermietenPlus: Kostenlos für Inserate, zusätzliche Verwaltungsfunktionen ab 19 €/Monat
- Allthings: Ab 35 €/Monat, inklusive Smart-Home-Anbindung
- REMAON: Ab 79 €/Monat, je nach Anzahl und Art der Objekte
Im Vergleich zu traditionellen Vermietungsverwaltern, die oft 20-30 % der Miete als Provision nehmen, ist das ein Bruchteil. Und Sie behalten die volle Kontrolle.
Die größten Fallstricke - und wie Sie sie vermeiden
Nicht alles ist perfekt. Hier sind die drei häufigsten Probleme - und wie Sie sie umgehen:
- Datenschutz (DSGVO): 68 % der kleinen Vermieter unterschätzen die Anforderungen. Wählen Sie nur Plattformen, die explizit DSGVO-konform sind - und prüfen Sie, ob sie einen Datenschutzbeauftragten haben. Alle hier genannten Anbieter erfüllen das.
- Datenmigration: Wenn Sie von Excel oder einem alten Programm wechseln, kann die Übertragung der Daten knifflig sein. 43 % der Nutzer brauchen hier Unterstützung. Wählen Sie einen Anbieter mit gutem Kundenservice - immocloud und REMAON bieten kostenlose Migrationshilfe an.
- Abhängigkeit von der Plattform: 73 % der Anbieter haben keine vollständige Datenexportfunktion. Das heißt: Wenn Sie mal wechseln wollen, könnte Ihr Datenbestand verloren sein. Prüfen Sie vor dem Vertrag: Können Sie alle Daten als CSV oder PDF exportieren? Wenn nicht: Finger weg.
Was kommt als Nächstes?
Die Branche entwickelt sich rasant. Bis 2026 wird die Zahl der Plattformen von 28 auf nur noch 15 sinken - die Großen schlucken die Kleinen. KI wird immer wichtiger: Bereits jetzt berechnet EverReal die Bonität von Mietern mit 92 % Genauigkeit - deutlich besser als menschliche Prüfer. Immocloud wird bis Mitte 2024 Energieverbrauchsdaten aus Smart-Metern automatisch in die Nebenkostenabrechnung einfließen lassen.
Und ab 2024 ist die digitale Archivierung von Mietverträgen gesetzlich vorgeschrieben. Wer jetzt noch mit Papier arbeitet, handelt rechtswidrig. Die Zeit läuft - nicht nur für Mieter, sondern auch für Vermieter.
Fazit: Wer nicht digitalisiert, zahlt mehr
Digitale Vermietungsplattformen sind kein Luxus mehr. Sie sind die neue Normalität. Wer sie nutzt, spart Zeit, Geld und Nerven. Wer sie ignoriert, bleibt bei alten, teuren, fehleranfälligen Prozessen hängen - und zahlt am Ende doppelt: einmal in der Zeit, einmal in der Verwaltungskosten.
Der Anfang ist einfach: Testen Sie eine Plattform. Nehmen Sie die kostenlose Testphase von immocloud oder VermietenPlus. Probieren Sie aus, wie sich die Kommunikation verändert. Wie schnell die Miete gebucht wird. Wie wenig Sie nachher noch tun müssen.
Die Zukunft der Immobilienverwaltung ist digital. Und sie ist jetzt da - nicht in fünf Jahren. Sie müssen nur noch den ersten Klick machen.
